Так получилось, что большая часть сотрудников в нашей компании работают удалённо. Переводчики, редакторы, корректоры, верстальщики приходят к нам в офис преимущественно за деньгами и иногда посидеть за чашкой чая.
С одной стороны, мы экономим на офисном пространстве, можем подобрать переводчика под конкретную тематику, с другой – большое количество удалённых сотрудников нужно заинтересовать работой именно с нами, координировать работу переводчиков с редакторами, корректорами и остальными, успеть во время заплатить им за работу, и сделать всё это качественно.
Довольный клиент – ещё одна цель хорошей работы (пожалуй, главная).
Мы решили изложить принципы идеальной работы с фрилансерами, как мы их понимаем.

Прежде всего, вам нужны хорошие специалисты – для их подбора у вас должна быть понятная система оценки качества их работы. Это может быть количественная система оценки качества переводов, как у нас, или “единицы смысла” Артемия Лебедева, либо ещё что-нибудь. Такую систему оценки можно применять не только к работе внештатных специалистов, но и выборочно оценивать качество услуги или продукта на выходе.

Старайтесь предоставлять наиболее полную информацию о заказе внештатным исполнителям – зачастую от этого может зависеть качество их работы. Предоставляйте дополнительные материалы, которые могут помочь фрилансеру. Например, конечное назначение текста перевода может повлиять на выбор терминологии и стиля перевода. А глоссарий очень облегчает работу переводчика.

Пользуйтесь в работе с фрилансерами стандартами, в которых отражены основные аспекты вашей работы (что вы понимаете под качеством работы, как она должна выполняться), если их нет – выработайте свои. Это существенно облегчит работу менеджера проектов и переводчика – отпадёт необходимость каждый раз повторять одну и ту же информацию. Например, мы сделали свою небольшую инструкцию для переводчиков и памятку для редакторов, в которых содержатся все необходимые сведения для начала работы с нами.

Согласовывайте с фрилансером срок, размер оплаты, единицу труда, за которую вы платите, и срок оплаты заранее – у вас и фрилансера могут быть разные представления о них. Сроки должны быть реалистичными.

Давайте фрилансерам, участвующем в одном проекте, контактную информацию друг друга (конечно, с их разрешения) и все возможную информацию для связи с менеджером проектов. В отдельных случаях может быть полезным прямой контакт исполнителей с ответственным лицом заказчика. Всё это позволит более оперативно решать рабочие вопросы и поможет уменьшить нагрузку на менеджера проектов (как ни странно), позволив ему заниматься другими, не менее важными делами.

Поскольку именно вы непосредственно общаетесь с фрилансерами, то в повышении их квалификации у вас есть прямая заинтересованность.
Во-первых, после проделанной работы фрилансеру необходимо получить отзыв о своей работе, чтобы видеть свои ошибки и недочёты. Например, переводы, исправленные редакторами, мы отправляем переводчикам.
Во-вторых, нужно организовывать или активно привлекать фрилансеров к участию в мероприятиях, направленных на повышение квалификации и стимулировать возможность общения фрилансеров между собой. Мы с 2007 года организуем круглый стол по вопросам практического перевода, на котором обсуждаем актуальные вопросы с переводчиками и другими бюро переводов и агентствами.

Старайтесь быть открытыми и дружелюбными, отвечать даже на не очень приятные вопросы или дурацкие вопросы – возможно, вы с фрилансером не поняли друг друга.

________________________

Ещё интересное по теме:
Пять принципов работы с виртуальными командами.

Продажи – прямые – исполнение – холодные звонки, direct-mail, продажи через социальные сети (включая учет отношений с клиентами и follow-up – отправка коммерческих предложений, встречи, звонки-напоминания и т.д.)
Продажи – прямые – исполнение – специальные мероприятия (презентации, семинары, конференции, круглые столы, бюллетени и т.д.)
Продажи – прямые – исполнение – продажи существующим клиентам (поддержание хороших личных отношений, предложение дополнительных услуг)
Продажи – прямые – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются прямыми продажами
Продажи – прямые – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Продажи – пассивные – исполнение – размещение рекламы, продвижение фирмы “в поле”, регистрация сайта в каталогах и т.д.
Продажи – пассивные – исполнение – прием и регистрация входящих обращений
Продажи – пассивные – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются пассивными продажами
Продажи – пассивные – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

PR – исполнение – создание контента для сайта и корпоративного блога, написание статей, комментарии в СМИ
PR – исполнение – продвижение интересного контента в СМИ, сообществах, сервисах пресс-релизов
PR – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются PR
PR – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Обучение и развитие – исполнение – ввод в организацию, обучение и развитие других сотрудников
Обучение и развитие – исполнение – самообучение и саморазвитие
Обучение и развитие – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются обучением и развитием
Обучение и развитие – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Основной процесс (т.е. непосредственно создание услуги) – исполнение – узкоспециальные задачи (перевод, редактирование, корректура, верстка, распознавание текстов, консультирование и т.д.)
Основной процесс – исполнение – управление проектами
Основной процесс – исполнение – составление договоров, счетов, счетов-фактур, актов выполненных работ
Основной процесс – исполнение – контроль качества – внутренний
Основной процесс – исполнение – контроль качества – с точки зрения клиента
Основной процесс – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, участвующих в основном процессе
Основной процесс – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Управление – исполнение – управленческий учет и планирование (план/факт оказания услуг, движения денежных средств, прибылей и убытков)
Управление – исполнение – проведение планерок, мероприятий для персонала, лидерство
Управление – исполнение – анализ и пересмотр мотивации сотрудников

Метапроцесс – исполнение – описание, визуализация, анализ бизнес-процессов организации
Метапроцесс – исполнение – составление инструкций, требований, рекомендаций, алгоритмов работы для сотрудников
Метапроцесс – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Процесс поддержки – исполнение – финансовый контроль (регистрация и планирование операций прихода-расхода, проведение платежных поручений, выдача денежных средств)
Процесс поддержки – исполнение – мониторинг рынка (анализ конкурентов и клиентов)
Процесс поддержки – исполнение – ИТ-поддержка
Процесс поддержки – исполнение – фискальный учет (составление отчетности для фискальных органов, расчет налогов)
Процесс поддержки – исполнение – кадровый учет
Процесс поддержки – исполнение – бизнес-поддержка (аренда, банковские, юридические, страховые услуги)
Процесс поддержки – исполнение – хозяйственная поддержка (уборка, обесчепечение канцтоварами, водой, продуктами, мебелью)
Процесс поддержки – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, выполняющих функции поддержки
Процесс поддержки – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Надпроцесс – исполнение – генерация ценностей, стратегии развития

Это общий список. На мой взгляд, в гармонично функционирующей фирме работа должна идти по всем этим направлениям. Если какое-то “буксует” – значит, жди неприятностей – завтра, послезавтра или через полгода. С таким списком я понял, что некоторыми направлениями у нас вообще никто не занимается, и срочно принял меры. Также я понял, какие вещи нельзя отдать никому, потому что это мой профиль, а что можно и нужно делегировать Ване и Мане. В итоге у меня получился мини-список “моих” направлений. Затем с каждым из ключевых сотрудников “Окей” мы обсудили направления, которыми он должен заниматься, и у каждого получился свой мини-список.
В итоге мы получили:
- общую основу для делегирования полномочий
- четкое разделение сфер ответственности
- понимание у каждого сотрудника, какой вклад он делает в общее дело
- список “ролей”, который можно повесить на стену и каждое своё действие с ним сверять: “То, что я делаю в данный момент, соответствует МОЕМУ списку направлений работы?” Если не соответствует, то “Какого черта я делаю именно это?” и заняться чем следует