Но для бизнеса, продающего услуги, логотип становится едва ли не единственным 100% визуальным языком общения с окружающим миром: у вас нет упаковки, цвета и консистенции продукции (как у колбасы, например), ценника, а часто и торгового зала.

Первый логотип бюро переводов «Окей» придумали мы с Денисом в маленьком пыльном офисе перед экраном Corel Draw. Концепция была проста – 2 буквы O.K., написанные ярким запоминающимся шрифтом. Честно сказать, выбора у нас и не было: логотип должен оправдать концептуально-юмористическое название компании: по одной из версий, сокращение “O.K.” ввёл в американский обиход то ли древний президент, то ли генерал-ветеран гражданской войны, который в силу неграмотности сокращал визу на документах «Всё верно» (“All Correct”) до двух букв – “O.K.”, потому что All Correct произносится «Ол Корект»

Чтобы пояснить потребителю, причём здесь переводы, мы сопроводили буквы “O.K.” правильной расшифровкой (All Correct), прозрачно намекая, что с нашими переводами всё в порядке. В качестве шрифта выбрали весёлый “Jokerman”. Насчет цвета долго не думали и покрасили в голубой – он наиболее спокойный и комфортно воспринимается глазом.

Первый редизайн (2008):

Сколько оттисков печати ООО “Окей” было сделано с этим логотипом! Что и говорить, Jokerman теперь вошёл в историю…

Всё бы хорошо, но вскоре меня стали мучить кошмары: я стою перед международным трибуналом и отвечаю за нарушение авторских прав на шрифт Jokerman. Это довело меня до того, что в 2007 году я нашёл правообладателя шрифта (Esselte Corporation) и запросил официальное разрешение на использование. В компании были немало удивлены, что владеют таким богатством, и торжественно согласились.

Сейчас я с улыбкой вспоминаю, как наивно мы подошли к фирменному стилю: использовали малопонятные аллюзии и сверхтонкий юмор, не посоветовались с дизайнером и не подумали об альтернативных – нешрифтовых – вариантах.

Что мы получили в итоге:

1. Большинство наших клиентов не очень-то владеют английским языком, поэтому из-за логотипа фирму стали называть «Алькорект», «Ока», «Ок» и т.п.

2. По-английски “OK Translations” означает примерно «так себе переводы», в то время как мы вкладывали в слово «Окей» задор, позитив и высокое качество…

К началу 2009 года вопрос наболел, и мы решили сделать новый логотип, с простым и запоминающимся графическим элементом, который объединил бы английский и русский фирменный стиль, а английское название фирмы исправить на All Correct Language Solutions.

Первый мозговой штурм на маркерной доске в офисе родил более 30 идей – от раскрытой книги, сияющей лампочки и букв “abc” до смайликов, стилизованных человеческих фигур и рукопожатий. Ариф, как обычно, предложил пирамиду с глазом (sapienti sat).

К сожалению, изображение доски не сохранилось, но некоторые идеи смотрите ниже:

Помучившись пару недель, мы решили не наступать второй раз на грабли, титаническим усилием воли отмели самодеятельность и приступили к поиску профессионала. Отсмотрели десятки портфолио компаний и частных диайнеров со всей страны и приняли решение в пользу нашей знакомой Натальи Яковлевой.

Первые варианты:

Наконец, в апреле 2009 года мы утвердили новый логотип «Окей» и сразу же использовали его на III Круглом столе по вопросам практического перевода:

Тут и сказке конец, возьми с полки огурец.

Итак, у вас в общем-то есть два больших варианта.

Вариант I. Вы – физическое лицо без регистрации в качестве ИП.

Тогда вы:

1. Заключаете с заказчиком один из договоров (в зависимости от ситуации):
- трудовой договор (бессрочный или временный).
- договор оказания услуг перевода – разовый, на один заказ, и больше с данным заказчиком по такому договору не работаете, иначе подпадете под незаконную предпринимательскую деятельность.
- договор оказания консультационных услуг (или подобный, не договор услуг перевода) – может быть долговременным, и вы благополучно и многократно будете работать с заказчиком несколько лет без перезаключения. Чтобы грамотно составить такой договор, вам потребуется помощь профессионального юриста.

2. Получаете деньги от заказчика  одним из способов:
- наличными лично в руки
- наличными с использованием перевода по системе типа Western Union, Contact и т.д.
- банковским переводом на ваш личный банковский счет.
- через платежную систему типа MoneyBookers с последующим выводом на личный банковский счет.
- через русскую платежную систему типа Yandex.деньги, WebMoney и т.п. с последующим выводом в наличные согласно инструкциям на сайтах этих систем (отмечу только, что лично мой опыт работы с ВебМани в целом был отрицательным – неудобный интерфейс, сложная установка и настройка программы, плохая поддержка пользователей).

3. Подаёте в налоговую инспекцию по месту жительства декларацию о доходах, честно платите государству НДФЛ 13% и спите спокойно (естественно, при заключении трудового договора НДФЛ обычно за вас платит работодатель, так что с полученных по трудовому договору на руки денег платить никаких налогов не нужно).

Если Вы работаете с иностранными заказчиками по варианту I, то оформление документации остается полностью на ваше усмотрение – никого не будет интересовать, как выглядит ваш инвойс, заказ на оказание услуг (purchase order) и тому подобное.

Вариант II. Вы – ИП.

Тогда вы:

1. Заключаете с заказчиком договор оказания услуг перевода – хоть разовый, хоть рамочный.

2. Получаете деньги от заказчика одним из способов:
- наличными с использованием кассового аппарата.
- наличными без использования кассового аппарата, но с использованием бланка строгой отчетности (Внимание! Это вариант применим только для расчетов с физическими лицами!).
- банковским переводом на Ваш расчетный счет индивидуального предпринимателя (Внимание! Это совсем не то же, что ваш личный банковский счет!). Для расчета с иностранными заказчиками придется открыть также расчетный счет в иностранной валюте и плотно работать с отделом валютного контроля вашего банка: предоставлять им копии заключенных договоров, счетов и актов оказанных услуг, а также заполнять справки о валютных операциях и заявления о переводе денежных средств с валютного счета на рублевый.

3. Уплачиваете необходимые налоги согласно применяемой вами системе налогообложения, с вашего расчетного счета ИП.

Обратите внимание, что при работе по варианту II вам никак не удастся вывести ваши денежки с электронной системы типа MoneyBookers на ваш расчетный счет ИП и зачесть их в качестве выручки (ведь документы, подтверждающие коммерческие отношения, у Вас оформлены с конечным заказчиком, а поступают они от некой фирмы MoneyBookers Ltd.). Также вы никак не сможете зачесть денежки, полученные по Western Union и т.д.

Успешной работы и точных расчетов!

Как определить качество услуг переводческой фирмы? Проще всего оценить составляющую «обслуживание» – вежливость менеджера, оперативность ответа на запросы, предоставление пояснений к переводу и тому подобное. А вот качество самого продукта перевода заказчику объективно оценить довольно сложно: нужно безупречно владеть терминологией и стилем, понимать все оттенки смысла оригинального текста, а также держать в голове большой академический словарь русского языка. Что же делать? Можно ли на основании косвенных признаков предположить, насколько адекватным получится перевод в данной компании?

Перевод – это чёрный ящик. В ящике сидят два друга – Технология и Персонал.
Технология – это стандартные стадии обработки текста, программы управления проектами, которыми пользуются менеджеры и т.д. Сложная технология – добрый знак.
Персонал – это переводчики, редакторы и другие члены команды.
От слаженной работы двух «друзей» зависит то, что вылезет из черного ящика. Например, если технологический процесс включает подготовку вспомогательных материалов, перевод, тематическое редактирование, литературное редактирование, вёрстку и финальную проверку, качество будет выше, чем при только переводе. Но это при условии, что каждую стадию выполняет действительно квалифицированный специалист.
Возникает закономерный вопрос: как бюро переводов отбирает и тестирует своих переводчиков, редакторов, корректоров?

Возможно несколько вариантов:
1) Переводчиков находят среди друзей и бывших однокашников, обычно лингвистов. Квалификация никак не проверяется. Результат – плачевный, особенно при техническом переводе. Руководитель переводческой компании может догадываться, что качество хромает.
2) Переводчиков отбирают исключительно на основании опыта работы, указанного в резюме (например, переводчик пишет, что работал с текстами по газотурбинным установкам). Поскольку хороших переводчиков по нашей статистике не более 20% от общего числа специалистов на рынке, результат – как правило тот же, что в п.1, с той лишь разницей, что руководство бюро переводов пребывает в счастливом неведении относительно уровня перевода.
3) Каждый новый переводчик выполняет для бюро небольшое тестовое задание, которое оценивает проверенный редактор (к примеру, грамотный инженер с электротехническим образованием, работающий на современной газотурбинной электростанции и владеющий иностранным языком на уровне понимания письменных текстов) и выносит вердикт – подходит кандидат или нет. Результат гораздо лучше, но у проверяющего могут возникать сложности с принятием решения в пограничных случаях, также по истечении некоторого времени уже сложно вспомнить, в чем состояли ошибки именно данного переводчика.
4) Количественное измерение качества. Все переводчики выполняют тест-задание в каждой новой тематике, при этом проверяющий отмечает все ошибки переводчика согласно существующему классификатору ошибок и заполняет форму оценки качества перевода, в которой подсчитывается индекс качества – translation quality index (TQI). В этом случае оценка максимально беспристрастна, и по каждому кандидату сохраняется журнал ошибок. В зависимости от требований проекта менеджер выбирает наиболее подходящего специалиста исходя из его сильных и слабых сторон.

В основе системы отбора персонала по индексу качества лежит простой принцип: хочешь оценить качество перевода – посчитай, сколько в нём ошибок, и сколько они “весят”!
Для этого нужны несколько составляющих:
• Тест-задание – файл объёмом не менее 3000 печатных знаков, составленный на основе различных типов текста, встречающихся в проекте (например, тест для проекта по локализации компьютерной игры должен содержать образцы диалогов персонажей, отдельные реплики героя, названия предметов, элементы меню и графического интерфейса, системные сообщения). Кандидаты должны обладать всей необходимой информацией для идеального выполнения теста (т.е. вместе с тестом отправляются необходимые пояснения и рекомендации, а также инструкции для переводчика).
• Классификатор ошибок – простой, удобный, исчерпывающий, с примерами. Ошибки делятся на несколько классов (например, на смысловые, терминологические, языковые, стилистические, ошибки оформления и ошибки соблюдения региональных стандартов) и далее на типы. Ошибки могут быть серьёзными и незначительными, и у каждой ошибки имеется свой вес (у нас – от 1 до 6).

• Процедура оценки, зафиксированная в инструкции (с разъяснениями, как подготовить тест-задание, как отличить ошибку от стилистического предпочтения переводчика и т.д.)
• Проверяющий – внимательный, грамотный носитель языка с опытом перевода и тематического редактирования, прошедший обучение по процедуре проверки и досконально разобравшийся в тестовом отрывке (в среднем на то, чтобы разобраться в тест-задании, у проверяющего уходит 10-15 часов).

• Форма оценки перевода – в форму заносится количество ошибок каждого типа, допущенных переводчиком, TQI подсчитывается (желательно автоматически) по формуле (1 – (кол-во набранных баллов ошибок / кол-во слов))*100%.

Согласно нашей статистике, количество переводчиков с TQI в профильной тематической области выше 86 – не более 20% от общего числа специалистов на рынке, с TQI выше 90 – не более 10%. Чтобы подобрать команду из 12 переводчиков и 3 редакторов, проверяющий должен изучить около 100 тест-заданий! Это кропотливая работа, которая, тем не менее, с лихвой окупается эффектом от её применения.

Система TQI может применяться и для оценки качества на промежуточных этапах и на этапе сдачи заказчику – в качестве выходного контроля. В любом случае TQI текста, который сдаётся клиенту, никогда не должен опускаться ниже 95, а целевой TQI составляет 99.

Очень хорошую презентацию по количественному измерению качества перевода можно найти на сайте Aliquantum.

Так что спросите менеджера бюро переводов, кто прячется в чёрном ящике, и как он туда попал.

Продажи – прямые – исполнение – холодные звонки, direct-mail, продажи через социальные сети (включая учет отношений с клиентами и follow-up – отправка коммерческих предложений, встречи, звонки-напоминания и т.д.)
Продажи – прямые – исполнение – специальные мероприятия (презентации, семинары, конференции, круглые столы, бюллетени и т.д.)
Продажи – прямые – исполнение – продажи существующим клиентам (поддержание хороших личных отношений, предложение дополнительных услуг)
Продажи – прямые – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются прямыми продажами
Продажи – прямые – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Продажи – пассивные – исполнение – размещение рекламы, продвижение фирмы “в поле”, регистрация сайта в каталогах и т.д.
Продажи – пассивные – исполнение – прием и регистрация входящих обращений
Продажи – пассивные – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются пассивными продажами
Продажи – пассивные – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

PR – исполнение – создание контента для сайта и корпоративного блога, написание статей, комментарии в СМИ
PR – исполнение – продвижение интересного контента в СМИ, сообществах, сервисах пресс-релизов
PR – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются PR
PR – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Обучение и развитие – исполнение – ввод в организацию, обучение и развитие других сотрудников
Обучение и развитие – исполнение – самообучение и саморазвитие
Обучение и развитие – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются обучением и развитием
Обучение и развитие – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Основной процесс (т.е. непосредственно создание услуги) – исполнение – узкоспециальные задачи (перевод, редактирование, корректура, верстка, распознавание текстов, консультирование и т.д.)
Основной процесс – исполнение – управление проектами
Основной процесс – исполнение – составление договоров, счетов, счетов-фактур, актов выполненных работ
Основной процесс – исполнение – контроль качества – внутренний
Основной процесс – исполнение – контроль качества – с точки зрения клиента
Основной процесс – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, участвующих в основном процессе
Основной процесс – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Управление – исполнение – управленческий учет и планирование (план/факт оказания услуг, движения денежных средств, прибылей и убытков)
Управление – исполнение – проведение планерок, мероприятий для персонала, лидерство
Управление – исполнение – анализ и пересмотр мотивации сотрудников

Метапроцесс – исполнение – описание, визуализация, анализ бизнес-процессов организации
Метапроцесс – исполнение – составление инструкций, требований, рекомендаций, алгоритмов работы для сотрудников
Метапроцесс – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Процесс поддержки – исполнение – финансовый контроль (регистрация и планирование операций прихода-расхода, проведение платежных поручений, выдача денежных средств)
Процесс поддержки – исполнение – мониторинг рынка (анализ конкурентов и клиентов)
Процесс поддержки – исполнение – ИТ-поддержка
Процесс поддержки – исполнение – фискальный учет (составление отчетности для фискальных органов, расчет налогов)
Процесс поддержки – исполнение – кадровый учет
Процесс поддержки – исполнение – бизнес-поддержка (аренда, банковские, юридические, страховые услуги)
Процесс поддержки – исполнение – хозяйственная поддержка (уборка, обесчепечение канцтоварами, водой, продуктами, мебелью)
Процесс поддержки – исполнение – тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, выполняющих функции поддержки
Процесс поддержки – контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Надпроцесс – исполнение – генерация ценностей, стратегии развития

Это общий список. На мой взгляд, в гармонично функционирующей фирме работа должна идти по всем этим направлениям. Если какое-то “буксует” – значит, жди неприятностей – завтра, послезавтра или через полгода. С таким списком я понял, что некоторыми направлениями у нас вообще никто не занимается, и срочно принял меры. Также я понял, какие вещи нельзя отдать никому, потому что это мой профиль, а что можно и нужно делегировать Ване и Мане. В итоге у меня получился мини-список “моих” направлений. Затем с каждым из ключевых сотрудников “Окей” мы обсудили направления, которыми он должен заниматься, и у каждого получился свой мини-список.
В итоге мы получили:
- общую основу для делегирования полномочий
- четкое разделение сфер ответственности
- понимание у каждого сотрудника, какой вклад он делает в общее дело
- список “ролей”, который можно повесить на стену и каждое своё действие с ним сверять: “То, что я делаю в данный момент, соответствует МОЕМУ списку направлений работы?” Если не соответствует, то “Какого черта я делаю именно это?” и заняться чем следует

Не может быть и сомнения в том, что перевод – это услуга. В то же время перевод – это совсем не то же самое, что внешняя бухгалтерия, создание сайтов или, скажем, уборка помещений. И разница не только в том, что с точки зрения технологии перевод – это работа с текстом, а бухгалтерия – работа с платежками, чеками и отчетами. Хо-хо!

Разница гораздо серьёзнее.

Вот наняли вы уборщицу (или даже клининговую компанию), чтобы она приходила к вам и протирала пыль, подметала, мыла полы и выносила мусор. Тетенька приходит в офис в 07:00 (у неё свой ключ), убирается и идет дальше по своим делам. В 09:00 (да-да, утром лучше работается!) в офис приходите вы. Хотя вы и не виделись с уборщицей, вы сразу точно можете сказать, что в корзинах нет вчерашних бумажек и чайных пакетиков, а горы песка с ботинок вчерашних клиентов волшебным образом испарились. В конце каждого месяца вы оставляете в ящике стола для Тетеньки N рублей, которые исчезают на следующее утро.
Вы можете компетентно заявить, что услуга оказана отлично, потому что вы используете собственные глаза и нос сразу после оказания услуги, и они вас не подводят – грязь и мусор действительно исчезли!

Теперь вы идёте к переводчику (или в бюро переводов), чтобы он вам перевел на английский язык сайт вашей фирмы. Через неделю вы получаете на руки готовый текст и отдаете его веб-программисту. Вот Иван Иваныч теперь обзавидуется, – думаете вы, – ведь теперь у меня есть Сайт на Английском языке! Вы радуетесь, платите переводчику деньги. А он вообще-то ничего, – думаете вы, – профессионально к делу подошёл! Рассказал, чем британский английский от американского отличается, говорил слова умные – “локализация”, “интернационализация” и даже “корреляция” и показал (страшно сказать) диплом кандидата филологических наук, перевод прислал вовремя, деньги не тряс, подождал месяцок… Со всех сторон приятный человек!
То есть вы однозначно удовлетворены оказанной услугой.
Проходит год. Приезжает к вам в гости старый знакомый из Нью-Йорка, погостить (уехал в штаты в середине девяностых). И заходит он на ваш сайт – так, из интереса. И говорит: слушай, а перевод-то поганый!
А перевод, надо сказать, и вправду поганый, с кучей стилистических и грамматических ошибок. Приехали.
То есть получается, что услугой вы совсем не удовлетворены, как раз наоборот: вот гад – а ещё диплом показывал!

В чем же дело?
Просто заказчик очень редко может компетентно оценить качество услуги перевода в момент её оказания! С другими услугами обычно проще: созданный сайт вам либо нравится, либо нет, и вы можете сказать это наверняка; вам либо пришло уведомление явиться в налоговую с объяснениями, либо нет, и вы можете спать спокойно.

В главе 7 “Качество обслуживания” своей книги Дэвид Майстер формулирует Первую Заповедь Услуг: “УДОВЛЕТВОРЕНИЕ [клиента - прим. Д.Т.] равно ВОСПРИЯТИЕ минус ОЖИДАНИЯ” [Д.Майстер. Управление фирмой, оказывающей профессиональные услуги/Пер. с англ. - 2-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. - С.97]. Заметьте, здесь не идет речь о компетентности заказчика, или даже о компетентности исполнителя. Речь идет о воприятии, то есть то, какое впечатление клиент получил от оказанной услуги. В конце главы, автор говорит о том, что конкурировать необходимо не за счет цены, а за счет качества, и поясняет, что имеется в виду именно качество обслуживания, а не качество работы: “Улучшение качества работы может стоить дорого, и его сложно доказать. А качество обслуживания можно улучшить, лишь изменив отношение персонала. И это клиент замечает быстрее” [Там же. - С.101].
Что же получается, в нашем случае качество услуги перевода действительно хорошее, несмотря ни на что?

Конечно, нет. Наверное, Дэвид Майстер говорит про области, в которых клиент достаточно компетентен, чтобы быстро оценить результат оказания услуги. И перевод к таким областям, увы, не относится (“увы”, потому что иначе среднее качество переводов было бы гораздо выше). И нужно понимать, что в переводе удовлетворение клиента как бы растянуто во времени, его нельзя замерять точечно!

В этом смысле работу переводчика можно уподобить работе архитектора: архитектурный проект жилого дома может быть красивым, оригинальным, масштабным и вызывать полное умиление заказчика. Архитектор может даже продать этот проект. Но если архитектор плохо разбирался в физике и не рассчитал, как будет распределяться нагрузка на балки, дом попросту рухнет – и не обязательно завтра. Это может произойти через десять или двадцать лет, когда приедет один старый знакомый из Нью-Йорка…

Глупо рассчитывать, что заказчик строительства разбирается во всех тонкостях строительного ремесла! У него нет компетенций, чтобы адекватно оценить архитектурный проект. Именно поэтому строительство – лицензируемая область деятельности. Поэтому заказчик может себе позволить оценивать качество ОБСЛУЖИВАНИЯ – ведь качество работы гарантирует лицензия.

В России переводческая деятельность не лицензируется, но я верю в качество.
Качество, которое складывается из ОБСЛУЖИВАНИЯ, умноженного на строгое соблюдение ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ПРОЦЕССА.

“Когда вам нужен перевод этого текста?” – этот вопрос мы каждый день задаем нашим клиентам.
Набор ответов удручает своим однообразием: “Сегодня” (норма), “Завтра” (эх, золотые клиенты…) и “А вы как думаете?” (последний вариант подразумевает, что по плану переведенный текст ещё вчера было нужно отправить зарубежным партнерам).
Ужас? Ничуть. Это нормальные условия работы переводческого бизнеса.

Тут и козе ясно, что раз сроки жесткие, срывать их просто вредно для здоровья. Поэтому перед любой переводческой фирмой рано или поздно встает вопрос контроля сроков выполнения проектов. Чем дальше, тем хуже – вопрос этот угрожающе раздувается, потому что проектов всё больше, а брать на работу кучу проект-менеджеров в прямом смысле разорительно.

Менеджер проектов теряет сон, потому что постоянно думает так: “Как же мне отследить, что Пете можно ещё дать текстик небольшой, а вот Васю ни в коем случае не трогать, потому что он занят по полной программе на ближайшую неделю?” Или так: “Как бы не забыть про какой-нибудь двухчасовой устный перевод… вот хорошо бы все проекты видеть как на ладони?” Ну и вопросики… И это только самые простые, напрямую имеющие отношение к управлению проектами! А есть ещё и такие, например: “Как улучшить взаимодействие между переводчиками, редактором и корректором, которые работают над одним и тем же текстом?” или “Как уменьшить бестолковое дублирование информации и высвободить кучу времени?” (скажем, требования к переводу и поясняющая информация к заказу требуется и самому клиенту – в виде карты заказа – и исполнителям: менеджеру проектов, переводчику, редактору и т.д.).

Ответов на эти вопросы существует много. Можно на доску крепить все текущие проекты и отмечать цветным магнитом текущую стадию работы. Можно вести большую электронную таблицу типа MS Excel. Можно все проекты держать в виде задач и элементов календаря MS Outlook. Мы же решили пойти по пути профессиональной программы управления проектами.

И тут возникла первая сложность: что выбрать и как выбирать?
Готовые инструменты управления проектами можно условно разделить на несколько групп.
По автономности: 1) данные проектов располагаются на удаленном сервере разработчика (Enterprise Project, Easy Projects .NET, Basecamp и другие), 2) данные хранятся локально на компьютере менеджера проектов или на сервере организации (MS Project и другие). Несмотря на то, первый вариант имеет некоторые преимущества (гарантированное резервное копирование данных, возможность подключения к данным нескольких пользователей одновременно, возможность работы из дома и т.п.), мы отмели его, т.к. эффективность работы в этом случае сильно зависит от соединения с глобальной сетью.
По адаптированности: 1) программы, специально разработанные для переводческого бизнеса (например, Projetex), 2) универсальные программы (например, уже упомянутый MS Project).
По цене: 1) Платные программы (большинство продуктов), 2) бесплатные программы (например, Dolphinity Planner Software, eGroupWare, GanttProject и некоторые другие).

Мы решили, что программа для управления проектами в бюро переводов должна решать как минимум следующие задачи:
а) единый электронный учет всех требований и примечаний к проектам
б) контроль сроков исполнения задач
в) учет загруженности исполнителей
г) регистрация суммы оказанных услуг и расходов на исполнителей (то есть создание важного источника данных для программы управленческого учета)
д) экспорт карт заказа для клиентов
е) экспорт подробных требований к работе для исполнителей
ж) облегчение взаимодействия исполнителей в рамках одного проекта

Помимо этого, имелись ещё и дополнительные условия:
а) удобный графический интерфейс
б) низкая стоимость владения
в) настраиваемость
г) наличие поддержки

В результате мы выбирали из трех продуктов:
MS Project – серьёзный, качественный продукт с большим количеством функций, возможностью коллективной работы, интеграцией с другими приложениями Microsoft: MS Office (в первую очередь c контактами, задачами и календарем MS Outlook), Windows SharePoint Services, Visio и др. Минусы – высокая цена (что важно, если переводческий бизнес развивается без привлеченных средств) и необходимость адаптировать программу под переводческое дело.
Projetex – единственная полноценная программа управления проектами, специально заточенная под переводческий бизнес. Недостатки – высокая цена, закрытость системы (интеграция с другими приложениями возможна только на уровне разового экспорта в файлы .csv, .txt и т.д.), излишняя универсальность (то есть подразумевается, что в программе ведется не только учет проектов, но и учет исполнителей, и расчет налогов, и управленческий учет; но для ведения полноценного управленческого учета функций встроенного модуля недостаточно).
GanttProject – наиболее функциональная и гибкая из бесплатных программ управления проектами. Минусы – необходимость доработки (изначально в программе не было возможности экспортировать отдельные задачи в нужном нам виде) и возможность интеграции исключительно в виде разового импорта/экспорта.
Вопрос цены стоял остро, и мы решили остановиться на последнем варианте. Через несколько недель разработчики подготовили специальную версию GanttProject.

Ниже я более подробно расскажу о том, как GanttProject в нашей компании решает каждую из поставленных задач.
а) единый электронный учет всех требований и примечаний к проектам.
Сразу после входящего звонка или электронного письма от потенциального клиента данные о нем заносятся в специальный файл:

Затем создается потенциальный проект, и указываются все требования и примечания к нему (в том числе, требуется ли редактирование или нотариальное заверение, какие имеются вспомогательные ресурсы по теме, требования к передаче имен собственных и т.д.):

К проекту привязываются люди: представитель заказчика, ответственный менеджер и принявший звонок:

Как только клиент подтверждает заказ, данные копируются в основной рабочий файл проектов.

б) контроль сроков исполнения задач
Красная линия обозначает текущую дату, а для каждой задачи прямо на диаграмме можно указать процент её выполнения:

в) учет загруженности исполнителей
На диаграмме четко видно, кто загружен на 100%, кто может взять дополнительный заказ и кого необходимо разгрузить:

г) регистрация суммы оказанных услуг и расходов на исполнителей (то есть создание важного источника данных для программы управленческого учета)
Для каждой задачи менеджер проектов заполняет поля “Цена”, “Объём работ”, “Единица измерения”, “Валюта” и т.д. Поскольку файл проектов находится в общем доступе, руководителю не нужно запрашивать данные о расчетах с исполнителями, у него всегда в наличии свежая и правдивая информация для планирования движения денежных средств и прибылей/убытков:

д) экспорт карт заказа для клиентов
В GanttProject существует возможность экспорта в PDF отдельных задач и ресурсов, которые к ним привязаны:

Результат выглядит так:

Клиент распечатывает, подписывает и возвращает карту заказа по факсу или по электропочте – это является основанием для начала перевода.

е) экспорт подробных требований к работе для исполнителей
Происходит аналогично экспорту карты заказа. В результате менеджеру проектов достаточно приложить полученный PDF-файл к письму для фрилансера, не тратя время на описание требований к работе, сроков сдачи и т.д.

ж) облегчение взаимодействия исполнителей в рамках одного проекта
К задаче по редактированию привязывается не только редактор, но и переводчик, а также менеджер проектов. К задаче по корректуре – не только корректор, но и редактор. В результате специалист получает контакты людей, которые работали над текстом до него, и всегда может связаться с ними для получения уточнений:


В итоге мы получили работающую систему, которая сильно экономит время менеджера проектов, позволяет контролировать сроки задач и уменьшить документооборот.

1) И вот каков портрет среднестатистического “Окейца”:
Лицо округло-овальное (“перепелиное яйцо”), широкий лоб мыслителя, подбородок круглый, нос прямой, глаза карие, широко поставленные и не в щелочку, брови тонкие, губы тонкие, волосы шатенистые, чуть ниже плеч, свободно лежат и висят, в том числе в виде челки, но видно, что когда-то прическа была модельной, ушки маленькие, а кожа
прямо-таки топлёное молоко.

2) А вот так можно описать самого редкого сотрудника бюро переводов:
Лицо заостренное книзу, лобик маленький, нос картошкой, глаза серо-голубые, близко поставленные и в щелочку, как у китайца, брови мохнатые, волосы блондинистые, короткие, в кудряшках и без челки, по бокам большие уши.

3) Теперь интересное. Среди наших сотрудников обнаружены люди без некоторых частей лица! 1 без носа, 1 без бровей, 1 без подбородка и 2 без глаз. УЖАС!

И в заключение – самое интересное: объявляется конкурс на лучший портрет самого редкого сотрудника бюро переводов “Окей” согласно пункту 2 выше.
Участвовать могут все желающие.
Принимаются работы, выполненные любой техникой (карандашом, ручкой, красками и т.п., а также коллажи, 3D-модели, опыты работы с редактором Paint и т.д.). Способности к рисованию необязательны. Победителей ждут призы
Конкурс проводим до 2 ноября!

Работы, уже представленные на конкурс:

1) Женя:

Типичный “Океевец”

Редкий тип “Океевца” da663d4ece0f43c970aaa41bab646f2313076007.7f0f11a3ce141c401076d2b1057d8af2.1193846706.0a2a3aa68bbffb85353dab4c89a6198e

2) Галя:

Редкий тип “Океевца”

3) Катя (Кирдина/Попова):

Редкий тип “Океевца”

О тонкостях настройки Ability Cash под бизнес переводов читайте в ветке форума программы – “Распределение прав доступа” и “Бюджетная дата – где использовать?”.
Особенно хороши в Ability Cash отчеты. Тут и обороты, и динамика, всё наглядно и цветно.

Можно посмотреть динамику по реальным датам (т.е. движение денежных средств, оно же Cashflow)

а можно поставить флажок “по бюджетной дате” – и отслеживать динамику прибылей и убытков (оно же P&L), т.е. в привязке к оказанию услуг.


В общем, переводы переводами, а копейка рубль бережет!

Здесь я попытался отразить основные тому причины.
Вкратце так:
1) Лень и инертность руководителей фирм.
2) Низкая культура B2B в России.
3) Нет понимания процесса перевода и необходимых квалификаций.
4) Комплекс величия.
5) Низкий среднестатистический уровень знания иностранных языков.
6) В провинции до сих пор мало иностранцев.

Вот сижу и думаю, может я не прав или что-то упустил?..

ИТАК…

Хотели как лучше…

Итак, прежде чем ввязываться в бой, мы решили спланировать деятельность на 4 месяца вперёд. План должен был выразиться в двух окончательных табличках: “Прибыли и убытки” (т.е. то, что отражает общую эффективность бизнеса) и “Движение денежных средств” (фактический приток и отток денежек с учетом авансовых и отсроченных платежей):

А для того, чтобы получилось что-то более-менее обоснованное, пришлось выдумать и план оказания услуг:

Для расчета маржинальной прибыли с одной страницы использовалась такая табличка:

… а получилось – как всегда:

Поскольку у нас не было никакой статистики, план брался целиком из головы. В реальности всё оказалось гораздо хуже. План был выполнен: в апреле – на 25%, в мае – на 40%, в июне – на 40%, в июле – на 15%.

Причин, как мне кажется, было несколько: 1) вначале всё делали сами (за исключением собственно перевода, да и то не всегда), и времени на прямые продажи было очень мало (ещё было и основное место работы!), 2) совсем не давали рекламу (экономия…), 3) переоценили количество крупных заказчиков в Самаре (рассчитывали на тексты по 100-200 стр.) – хотя на самом деле до сих пор основная масса текстов на перевод содержит 10-30 стр.
Естественно, всё это жестоко отразилось на главных табличках – приходная часть осиротела.

Какие ещё поправки внесла жизнь:
а) Ставку переводчика в 110р за страницу 1800 зн. пришлось пересматривать: она выросла сначала до 140, а затем и до 150 р. Сейчас это базовая цена работы переводчика, причём для узкоспециализированых проектов с жёсткими сроками и особыми требованиями к форматированию ставка может “подскакивать” в 2 раза. Впрочем, “человеческие” ставки для переводчиков – это залог хорошей репутации в профессиональной среде
б) Компьютер для работы купили в первый же месяц, пришлось сразу тратить деньги (правда, брали с рук
в) Встречи с переводчиками вылились в непредвиденные расходы по статье “Мероприятия…” – 2000 р. Зато хорошо пообщались
г) Оптимизировали налогообложение (с вытекающим снижением налоговых отчислений более чем в десять раз по сравнению с планом).
д) По знакомству сняли проходную комнатку 9 кв.м. у адвоката (без окон , зато за смешные деньги) и сэкономили 30% на общих и административных расходах . Потом переехали, конечно.

А таблички использовать можно, но с поправками.